Presupuesto de restaurante paso a paso

En pocas palabras: el presupuesto de un restaurante es un plan para los próximos 12 meses: ventas por mes, el coste de alimentos, personal y otros costes como objetivos, y el beneficio que queda. Después comparas los resultados reales con él cada semana y cada mes, y actúas sobre las diferencias.

Unos 8 minutos de lectura. Información general. Todas las cifras son inventadas para ilustrar; usa las tuyas.

Los propietarios que solo miran el saldo del banco se enteran de los problemas cuando el dinero ya se ha ido. Un presupuesto muestra el problema semanas antes, cuando aún se puede hacer algo.

Empieza por las ventas

Todo parte de las ventas, así que sé cuidadoso y honesto. Si ya operas, empieza con las ventas del año pasado por mes y ajústalas según los cambios: subidas de precios, nuevos horarios, nuevos canales, una carta nueva, obras en la calle. Si eres nuevo, estima:

• Cubiertos por día según el día de la semana.
• Gasto medio por cubierto, dividido entre comida y bebida.
• Pedidos para llevar y a domicilio, con su valor medio.
• Días y horas de apertura.

Construye tres casos: prudente, esperado y favorable. Planifica los costes con el caso esperado y sobrevive con el prudente. Consulta el punto de equilibrio y el flujo de caja.

Reparte por mes y temporada

Reparte las ventas anuales entre los 12 meses según tu estacionalidad: terrazas de verano, la avalancha de diciembre, el bajón de enero, las vacaciones escolares, el Ramadán u otros eventos y fiestas locales, grandes eventos cercanos. Si no tienes historial, usa una estimación y revísala a los tres meses.

Fija los objetivos de costes

Expresa los costes como parte de las ventas para que escalen con el plan.

Las reglas generales publicadas varían según la fuente y el tipo de restaurante, así que tómalas como punto de partida y sustitúyelas por tus propios resultados en cuanto tengas unos meses de datos.

Añade las partidas fijas

Añade el alquiler y los gastos de comunidad, las tasas, los seguros, los suministros, los programas, los honorarios del contable, las reparaciones y el mantenimiento, el marketing, los pagos de préstamos y un pequeño margen de imprevistos. Consulta los seguros y los costes de puesta en marcha para las partidas únicas. Mantén los nombres de las partidas coherentes con tu contabilidad, para poder comparar el presupuesto con las cuentas. Consulta la contabilidad básica.

Comprueba el beneficio

Las ventas, menos los costes variables, menos los costes fijos dan el beneficio de explotación del mes. Añade la retribución del propietario si no está en la partida de personal, y los impuestos y la devolución de préstamos para ver la tesorería que queda. Si el plan muestra pérdidas en el nivel esperado, corrige el plan antes de empezar: sube los precios, recorta costes o cambia el modelo.

Presupuesta la tesorería además del beneficio

El beneficio no es tesorería. El IVA o el impuesto sobre las ventas, los plazos de pago a proveedores, las compras de existencias, el equipamiento y la devolución de préstamos mueven la tesorería en fechas distintas. Consulta el flujo de caja para una visión a 13 semanas.

Revisa cada semana y cada mes

Un presupuesto solo funciona cuando lo comparas con la realidad.

Cada semana mira: las ventas frente al objetivo semanal, el coste de alimentos, el coste de personal, el coste primo, el desperdicio y las principales excepciones. Consulta las cifras semanales.

Cada mes mira: la cuenta de resultados completa frente al presupuesto, los costes fijos, la tesorería y la previsión de los tres meses siguientes.

Ante cada diferencia pregunta por qué. ¿Fue el volumen, el precio, la mezcla, el desperdicio, el tamaño de las raciones, el cuadrante o una factura? Anota la causa y la acción.

Usa tus sistemas para mantenerlo al día

Los informes de DineHarbor ofrecen comparaciones de ventas, productos más vendidos y horas punta, y sus herramientas de inventario llevan los registros de existencias y desperdicio. El copiloto del encargado puede responder a preguntas admitidas sobre tus propios datos. Te ayudan a comparar lo real con el presupuesto más rápido; los objetivos y las decisiones siguen siendo tuyos.

Actualiza la previsión

Cuando la realidad cambie, cambia la previsión: un nuevo alquiler, una subida de precios, un largo corte de calle, un verano mejor. Conserva el presupuesto original para ver lo que planificaste y lo que aprendiste.

Errores frecuentes

• Un objetivo de ventas que es simplemente el deseo del propietario.
• Copiar los porcentajes de otro restaurante.
• No presupuestar reparaciones ni la reposición de equipamiento.
• Ignorar la estacionalidad.
• Tratar el presupuesto como un documento de una sola vez.
• No presupuestar la retribución del propietario.

Una rutina sencilla

1. Elabora el plan de 12 meses con tres casos de ventas.
2. Fija los objetivos de costes a partir de tus recetas, cuadrante y contratos.
3. Comprueba el beneficio y la tesorería.
4. Revisa cada semana y cada mes.
5. Anota la causa y la acción de cada desviación grande.
6. Revisa la previsión cada mes.

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