Gestión del flujo de caja de un restaurante

En pocas palabras: el beneficio es una opinión sobre el mes; la caja es un hecho sobre el banco. Un restaurante puede ser rentable y aun así no poder pagar las nóminas, porque el dinero de una factura de impuestos o de un pedido de existencias sale antes de que lleguen las ventas. Una sencilla previsión de caja a 13 semanas, actualizada cada semana, muestra el apuro con semanas de antelación.

Esta es información general, no asesoramiento financiero; consulta tu situación fiscal y de financiación con un contable.

Cuando los restaurantes fracasan, la historia habitual no es "no había beneficio". Es "no había caja el día en que venció un pago grande". Entender el calendario del dinero es, por tanto, tan importante como controlar los costes.

Beneficio frente a caja

Unos ejemplos muestran la diferencia.

• Compras un horno nuevo por 6.000. Aparece en tu beneficio a lo largo de varios años como amortización, pero la caja sale en un solo día.
• Pides existencias extra para un fin de semana grande. El coste es una compra ahora y un coste de ventas más tarde; la caja sale ahora.
• Un pago de IVA o de impuesto sobre las ventas vence a final de trimestre. Cobraste ese impuesto a los clientes durante el trimestre, pero nunca fue tuyo. Si te lo gastaste, la factura puede ser una sorpresa. En el Reino Unido, lo básico del IVA (VAT) está en GOV.UK.
• Pagas la cuota de un préstamo. Parte de cada cuota reduce el préstamo, no el beneficio.
• El propietario retira dinero para uso personal.

Ninguno de estos se ve claramente en una cuenta de pérdidas y ganancias y todos importan para el saldo bancario. Consulta beneficio bruto y coste primo para la parte del beneficio.

Conoce el ritmo de tu dinero

Haz una lista de lo que entra y sale y cuándo. Para un restaurante típico:

Dinero que entra

• Ventas con tarjeta: llegan tras un retraso fijado por tu proveedor de pagos.
• Ventas en efectivo: se ingresan cuando las depositas.
• Pedidos online y de reparto: tu propia web paga como las ventas con tarjeta; las plataformas pagan según su propio calendario, a menudo semanal, menos la comisión.
• Tarjetas regalo o bonos prepagados: dinero ahora, ventas más tarde.
• Otros ingresos: eventos, depósitos, facturas de catering.

Dinero que sale

• Proveedores: a menudo semanal o a 30 días.
• Nóminas: semanales o mensuales, más cotizaciones del empleador y pensiones en fechas fijas.
• Alquiler: mensual o trimestral, normalmente por adelantado.
• Impuestos: IVA o impuesto sobre las ventas, impuestos sobre la nómina, impuesto de sociedades.
• Pagos de préstamos y financiación.
• Suministros, seguros, licencias, software y reparaciones.

Algunas de estas fechas son fijas y otras se pueden mover. Anota primero las fijas.

Crea una previsión de caja a 13 semanas

Una previsión a 13 semanas mira un trimestre por delante, lo bastante lejos para ver un pago de impuestos y lo bastante cerca para ser exacta. Haz una tabla con las semanas en la parte superior y estas filas:

1. Saldo bancario inicial.
2. Cobros previstos (por canal).
3. Pagos: proveedores, nóminas, alquiler, suministros, impuestos, préstamos, otros.
4. Saldo final.

Cada semana, sustituye la primera columna por el resultado real y añade una semana nueva al final. Esto se llama previsión móvil.

El negocio es rentable todas las semanas, pero en la semana cuatro tiene la mitad de la caja con la que empezó. Si las ventas bajan un 15% ese mes, faltaría dinero. La tabla lo muestra siete semanas antes, que es exactamente el objetivo.

Aparta el dinero de los impuestos

Si cobras IVA o impuesto sobre las ventas a los clientes, trátalo como dinero ajeno. Pásalo a una cuenta aparte cada semana o, como mínimo, calcúlalo semanalmente y mantén el saldo despejado. Haz lo mismo con los impuestos sobre las nóminas. En muchos países un pago de impuestos tardío trae sanciones e intereses, y la autoridad puede ofrecer un plan de pagos solo si te pones en contacto pronto. Pregunta a tu contable qué programas existen donde trabajas.

Usa con cuidado los plazos de los proveedores

Pagar a los proveedores 30 días después de la entrega significa que vendes las existencias antes de pagarlas. Eso ayuda, pero solo funciona si pagas el día debido. Acuerda los plazos por escrito, cúmplelos y evita las ofertas de descuento que cuestan más de lo que ahorran. Conoce las normas sobre pagos atrasados de tu país; en el Reino Unido, los intereses y los costes de reclamación se explican en GOV.UK.

Si te quedas corto, llama al proveedor antes de la fecha de vencimiento. La mayoría prefiere una conversación a un pago tardío.

Controla las existencias y las mermas

La caja que está en las estanterías es caja que no puedes usar. Mantén los niveles de existencias según tus niveles de referencia y la demanda prevista. Un gran descuento por volumen rara vez compensa si la mitad se estropea. Consulta proveedores y pedidos y el control de existencias.

Ajusta el cuadrante a la demanda

La nómina es el mayor pago regular de caja. Comprueba las horas de trabajo frente a las ventas cada semana y ajusta el cuadrante de la semana siguiente. Consulta coste de personal y cuadrante.

Planifica las temporadas bajas

Muchos restaurantes tienen periodos tranquilos previsibles: enero, mitad del verano, un mes de ayuno religioso, vacaciones escolares. Mira los dos últimos años de ventas y márcalos en tu previsión.

En los meses buenos, crea la reserva. En los meses flojos puedes:

• Acortar el horario de apertura.
• Lanzar una oferta sencilla que impulse el negocio fuera de las horas punta (no grandes descuentos).
• Aprovechar el tiempo para formación, limpieza a fondo y mantenimiento.
• Apoyarte en la recogida o el reparto online para mantener el volumen. Consulta pedidos online sin comisión.

Conoce tus opciones de emergencia antes de necesitarlas

Habla con tu banco en un mes bueno sobre un descubierto o una línea a corto plazo. Pregunta a tu propietario del local cómo responde a una petición de plan de pago del alquiler a corto plazo. Pregunta a tu contable por los acuerdos de pago a plazos con la autoridad tributaria. No esperes a estar en mora.

Hábitos semanales de caja

1. Actualiza la previsión cada lunes.
2. Comprueba el banco y la recaudación de la caja con tu informe de ventas.
3. Enumera los pagos que vencen en las próximas tres semanas.
4. Revisa los niveles de existencias frente a las ventas.
5. Decide cualquier acción ahora, no después de las nóminas.

Los informes de DineHarbor ayudan con la parte de ventas de la previsión al mostrar las ventas recientes y el número de pedidos, y la guía de números semanales enumera qué revisar.

Errores habituales

• Gastarse el dinero de los impuestos.
• Comprar equipos con caja que se necesitaba para las nóminas.
• Olvidar que el alquiler se paga por adelantado.
• Tratar un buen fin de semana como una tendencia.
• No tener reserva. Consulta los costes de puesta en marcha.

Señales de alerta de un apuro

Varias señales aparecen antes de un déficit real. Empiezas a pagar a los proveedores con unos días de retraso. El saldo bancario baja justo antes de las nóminas todos los meses. Te encuentras aplazando reparaciones. El pago de impuestos solo está cubierto si la semana que viene hay mucho trabajo. Se recortan las existencias por debajo de niveles sensatos para ahorrar caja y luego se agotan platos. Si ves dos de estas señales a la vez, actualiza la previsión a 13 semanas ese mismo día y planifica una acción.

Hábitos diarios con el dinero

Cuadra la caja con la recaudación del día cada noche e ingresa el efectivo con un calendario regular. Lleva un registro claro de los abonos de tarjetas frente a las ventas, para que un pago que falta se note en días, no a final de mes. Si usas varios canales, como la sala, la recogida, el reparto y una plataforma, enuméralos por separado, porque cada uno paga en un calendario distinto. Comprueba cada abono con lo que esperas y reclama cualquier diferencia con rapidez.

Separa el dinero personal del del negocio. Fija una retirada regular del propietario que la previsión pueda soportar y evita retirar más en las semanas fuertes a menos que la reserva esté llena.

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