Costes de puesta en marcha de un restaurante y cómo presupuestarlos

En pocas palabras: un presupuesto de restaurante tiene diez partidas: local, obra, equipamiento, tecnología, licencias y honorarios profesionales, existencias iniciales, sueldos previos a la apertura, marketing, imprevistos y una reserva de caja. Consigue un presupuesto real para cada una, súmalas y luego añade la reserva. Si el total te asusta, simplifica el concepto antes de firmar un contrato de alquiler.

Encontrarás artículos que afirman un coste medio de abrir un restaurante. Tómalos con cautela. Los costes varían según el país, la ciudad y, sobre todo, lo que alquiles: un local que era un restaurante el mes pasado es muy distinto de un cascarón que necesita ventilación, desagües y un suelo nuevo. Esta guía te da la estructura y tú rellenas los números con presupuestos.

Todas las cifras de abajo son inventadas, redondas y solo están para mostrar cómo funciona la aritmética.

Las diez partidas

1. Local: fianza y alquiler durante las obras

Los propietarios suelen pedir una fianza y el alquiler por adelantado. El alquiler a menudo empieza antes de abrir, así que cuéntalo durante todo el periodo de obras. Pide un periodo de carencia de alquiler para las obras y comprueba quién paga las tasas empresariales o los impuestos locales sobre la propiedad y los gastos de comunidad.

2. Obra y acondicionamiento

Incluye paredes, suelos, techos, aseos, iluminación, rótulos, mobiliario y decoración. Si necesitas nueva extracción, suministro de gas, potencia eléctrica o desagües, pide presupuesto primero, porque condicionan tanto el coste como los plazos. Consigue al menos tres presupuestos, compara el alcance línea por línea y comprueba qué ocurre cuando la obra se retrasa.

3. Equipamiento de cocina

Línea de cocción, refrigeración, mesas de preparación, fregaderos (incluido un lavamanos aparte), estanterías, lavado de vajilla y artículos pequeños como sartenes, cuchillos, recipientes y termómetros. Calcúlalo a partir de tu carta, no de una lista estándar. Una distribución de la cocina hecha primero suele ahorrar un equipo.

4. Tecnología

Caja o POS, tabletas, impresoras o una pantalla de cocina, lectores de tarjetas, router y wifi, un sitio web con pedidos online y sistemas de música y de seguridad. Cuenta el hardware una vez y el software por años. Nuestra guía de costes del POS enumera qué comparar y la lista de comprobación de tecnología enumera lo que necesitas el día de la apertura. DineHarbor ofrece una prueba gratuita de 30 días y su página de precios muestra los planes vigentes.

5. Licencias, permisos y honorarios profesionales

Tasas de registro y licencias, abogado para el contrato de alquiler, alta con el contable, honorarios de arquitecto o diseñador, consultor o formación en seguridad alimentaria y seguros. Consulta licencias y permisos. Las tasas varían mucho entre ayuntamientos y países, así que pide a cada autoridad su tarifa vigente.

6. Existencias iniciales

Comida, bebida, material de limpieza, envases, uniformes, artículos de papel y menaje pequeño. Pide solo para la primera o las dos primeras semanas. Un pedido de apertura mayor es una forma de gastar caja en cosas que pueden estropearse.

7. Sueldos previos a la apertura

Pago del chef, el gerente y el equipo durante la formación y los servicios de práctica. Suele ser de cuatro semanas o más antes del primer cliente de pago. Es fácil de olvidar y grande.

8. Marketing e inauguración

Un sitio web sencillo o una página de pedidos, fotos, rótulos, un perfil de Google, una apertura de prueba, cartas impresas y promoción local. Mantenlo modesto y medido. Consulta la guía del perfil de empresa de Google.

9. Imprevistos

Un colchón de al menos el 10% sobre obra y equipamiento. Las obras rara vez acaban exactamente según el presupuesto: tuberías ocultas, retrasos y cambios de diseño son normales.

10. Reserva de capital circulante

Caja que cubra alquiler, sueldos, proveedores y cuotas de préstamos mientras crecen las ventas. Toma tus costes fijos semanales del plan de negocio y multiplícalos por el número de semanas que quieres sobrevivir sin beneficio. Tres meses es un mínimo para la mayoría de los restaurantes nuevos.

Un ejemplo práctico

Un presupuesto inventado para un restaurante de 30 plazas en un local alquilado que necesita un acondicionamiento parcial. Todas las cifras son ejemplos.

Fíjate en que la reserva es casi una quinta parte del total. Saltártela no elimina el coste, solo hace que llegue en forma de crisis.

Formas de reducir el total sin dañar el concepto

• Traspasa un local de restaurante existente. La extracción, los desagües y la licencia existentes pueden ahorrar semanas y grandes sumas. Comprueba que son legales y funcionan.
• Compra equipos de segunda mano con garantía de distribuidores de confianza para los artículos que no definen tu comida.
• Empieza con una carta más corta que necesite menos equipamiento y menos existencias.
• Abre por fases. Empieza con el almuerzo y la comida para llevar y añade la cena más tarde.
• Usa un conjunto tecnológico sencillo y probado que incluya pedidos online desde el primer día, para que la web empiece a ganar antes de que se llene el comedor. Consulta pedidos online sin comisión.
• Negocia el contrato de alquiler. Los periodos de carencia, el alquiler escalonado y una aportación a las obras son peticiones habituales.

Costes que la gente olvida

• El alquiler mientras las obras se retrasan.
• Las acometidas y fianzas de suministros.
• Los contratos de recogida de residuos y el mantenimiento de las trampas de grasa.
• La reposición de vidrio, vajilla y cubertería roto durante el primer mes.
• Las comisiones de pago con tarjeta, que son un coste corriente, no de puesta en marcha.
• El tiempo de formación del personal para usar la caja y el sistema de cocina. Consulta la formación.
• El seguro durante la obra, no solo después de abrir.

Contrasta el presupuesto con el modelo

Toma el total de caja necesaria y decide cómo lo vas a financiar: ahorros, préstamos, socios, aportaciones del propietario del local. Después comprueba las ventas semanales de equilibrio de tu plan de negocio. Si devolver la deuda sube el punto de equilibrio a un nivel que la zona no puede sostener, reduce la obra o elige un local más pequeño.

Recuerda que el dinero de la puesta en marcha es solo una parte de la historia. Tu flujo de caja tras abrir decide si sigues abierto.

Antes de comprometerte

1. Consigue al menos tres presupuestos para cada partida grande.
2. Pide a un contable que revise el presupuesto y el tratamiento fiscal del equipamiento y las obras.
3. Pide a un abogado que revise el contrato de alquiler y cualquier acuerdo de financiación.
4. Anota el punto en el que dejarías de gastar o frenarías el gasto.

Equipamiento: comprar nuevo, comprar usado o alquilar

Cada opción tiene su lugar.

• Compra nuevo los artículos que funcionan todo el día y definen tu comida, como la línea de cocción principal y la refrigeración, donde más importan la fiabilidad y la garantía.
• Compra usado mesas de acero, estanterías, fregaderos, algunos pequeños electrodomésticos y mobiliario. Comprueba que todo lo que sea de gas o eléctrico tenga un certificado de seguridad y que un técnico local pueda hacerle el mantenimiento.
• Alquila o financia los artículos grandes cuando la caja sea ajustada, pero compara el total pagado durante el plazo con el precio de compra y comprueba qué ocurre con el equipo al final.

Elijas lo que elijas, pide a cada proveedor el consumo de energía de la máquina. Una nevera más barata que gasta mucha más electricidad puede costar más en tres años.

Opciones de financiación para hablar con un asesor

Los propietarios suelen combinar varias fuentes. Tus propios ahorros muestran compromiso ante un prestamista. La familia o los socios pueden invertir o prestar, pero deja por escrito las condiciones para que la relación sobreviva al negocio. Los préstamos bancarios y los programas de pequeñas empresas respaldados por el Gobierno existen en muchos países, y el propietario del local puede contribuir a las obras a cambio de un contrato más largo. La financiación de equipos reparte el coste de la cocina.

Sea cual sea la combinación, calcula las cuotas mensuales y súmalas a tus costes fijos en el cálculo del punto de equilibrio. Un préstamo que lleva el punto de equilibrio más allá de lo que la zona puede sostener es un préstamo demasiado grande. Habla con un contable antes de firmar nada.

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