Contabilidad básica para restaurantes

En pocas palabras: la contabilidad de un restaurante consiste en registrar cada venta y cada coste, cuadrarlos con la caja y con el banco, y elaborar una cuenta de resultados mensual que de verdad leas. Lleva los registros cada semana, usa un programa con el que pueda trabajar tu contable y deja que un contable cualificado se ocupe de las declaraciones de impuestos.

Unos 8 minutos de lectura. Información general a octubre de 2026. No es asesoramiento contable ni fiscal. Las normas cambian según el país y el tipo de negocio; consulta a un contable cualificado. Esta guía cita normas del Reino Unido (HMRC y GOV.UK) como ejemplo.

Muchos restaurantes los dirigen cocineros y anfitriones, no contables. No pasa nada, siempre que los registros existan y alguien los lea. Una contabilidad desordenada lleva a plazos fiscales incumplidos, pérdidas ocultas y conversaciones angustiosas con el banco.

Para qué sirven los libros

• Muestran si el restaurante tuvo beneficios este mes.
• Respaldan las declaraciones de impuestos y las nóminas.
• Te dicen tu coste real de alimentos y de personal. Consulta el porcentaje de coste de alimentos y el coste primo.
• Permiten que un prestamista o un comprador confíe en tus números.
• Te protegen si la autoridad fiscal hace una comprobación.

Los registros que debes llevar

Para los negocios del Reino Unido, GOV.UK describe qué registros llevar los autónomos y las sociedades y durante cuánto tiempo: consulta GOV.UK, record keeping for the self employed y GOV.UK, running a limited company. En otros países, pregunta a tu autoridad fiscal o a tu contable.

Cierra el día

Al final de cada turno:

1. Imprime o exporta el informe de ventas.
2. Cuenta el efectivo y compáralo con el informe.
3. Anota cualquier diferencia, con el motivo y los nombres, y pide a una segunda persona que lo compruebe.
4. Ingresa el efectivo en el banco según un calendario fijo, con un resguardo de ingreso o un recibo bancario.
5. Archiva el informe.

Cuenta con una segunda persona presente cuando puedas, anota cada diferencia con su motivo y busca patrones en lugar de culpar a una sola persona.

Cuadra el dinero cada semana

Una vez por semana, compara tres conjuntos de números.

• Las ventas de tu sistema con el dinero recibido: efectivo ingresado más pagos de tarjetas más pagos en línea, menos comisiones.
• Las facturas de proveedores con las entregas y los extractos.
• Las nóminas con el cuadrante de turnos.

Cada diferencia es una pregunta. Las diferencias pequeñas suelen deberse a los plazos, como un pago de tarjeta que llega dos días después, pero las diferencias repetidas son señal de fugas, errores o fraude.

Organiza tu plan de cuentas

Un plan de cuentas es la lista de categorías de ventas y costes. Mantenlo sencillo y coherente con tu presupuesto.

• Ventas: comida, bebida, para llevar, reparto, catering, otras.
• Coste de ventas: comida, bebida, envases.
• Personal: salarios, cargas del empleador, pensión, agencia, comidas del personal.
• Local: alquiler, tasas, gastos de comunidad, seguros.
• Costes de explotación: suministros, reparaciones, limpieza, programas, marketing, comisiones de tarjetas, comisión de reparto.
• Otros: honorarios profesionales, intereses, amortización.

Pide a tu contable que lo configure de modo que coincida con la declaración de impuestos y con tu presupuesto.

Lee la cuenta de resultados mensual

Al final de cada mes, consigue una cuenta de resultados. Comprueba:

• Las ventas frente al mes anterior, al año anterior y al presupuesto.
• El coste de ventas como porcentaje de las ventas.
• El personal como porcentaje de las ventas.
• El coste primo (alimentos más personal).
• El local y otros costes frente al presupuesto.
• El beneficio de explotación, y lo que queda tras los impuestos y la devolución de préstamos.

Consulta las cifras semanales para ver el ritmo semanal que evita que la cifra mensual sea una sorpresa.

Beneficio no es tesorería

Un mes con beneficios puede dejarte corto de liquidez. Las compras de equipamiento, la devolución de préstamos, el pago de impuestos, formar existencias antes de una temporada alta y los cobros lentos afectan a la tesorería pero no al beneficio. Mantén una previsión de tesorería a 13 semanas. Consulta el flujo de caja.

Impuestos: puntos generales

Los restaurantes suelen lidiar con impuestos sobre las ventas o IVA, impuestos sobre las nóminas, impuesto de sociedades o sobre la renta de las personas físicas, impuestos locales sobre inmuebles y licencias. Cada uno tiene sus propios plazos.

• Consulta nociones básicas de IVA e impuestos sobre las ventas y, específico del Reino Unido, el IVA de la comida para llevar.
• Guarda los registros de nóminas y propinas. Consulta propinas y cargos por servicio.
• Pon los plazos en un calendario compartido.
• Aparta dinero para los impuestos cada semana en una cuenta aparte si tu contable lo aconseja.

No adivines el tratamiento fiscal. Pregunta a un contable cualificado por tu negocio.

Usa un programa

Un programa de contabilidad en la nube que se conecte a tu banco e importe las ventas diarias reduce la entrada manual de datos y los errores. Elige uno que tu contable ya use. Con DineHarbor, los informes te dan las ventas por día y producto desde la caja, que puedes usar para cuadrar con el banco y con tu programa de contabilidad. Comprueba las opciones de exportación que necesitas antes de elegir.

Separa el dinero del negocio y el personal

Abre una cuenta bancaria del negocio. Págate con regularidad, ya sea como salario o como retiradas según aconseje tu contable, y nunca pagues gastos personales con la caja. Mezclar el dinero hace que las cuentas no sean fiables y puede crear problemas fiscales.

Cuándo pedir ayuda

• Un auxiliar contable puede introducir y conciliar cada semana si no te gusta hacerlo.
• Un contable presenta los impuestos, asesora sobre la estructura y prepara las cuentas anuales.
• Una revisión financiera una vez al año, aunque hagas el resto tú mismo, detecta los errores pronto.

Pregunta qué saben de restaurantes, qué programa usan y cómo cobran. Consulta la lista de tecnología para conectar sistemas.

Una rutina semanal sencilla

1. Cierra cada día e ingresa el efectivo.
2. Una vez por semana, introduce o revisa las facturas y concilia el banco.
3. Revisa las ventas, los alimentos, el personal y el coste primo.
4. Señala cualquier diferencia y busca la causa.
5. Cada mes, lee la cuenta de resultados frente al presupuesto.
6. Cada trimestre, reúnete con tu contable.

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