Propinas y cargos por servicio explicados

En pocas palabras: las propinas pertenecen a las personas que las ganan, y la forma en que un restaurante las reparte debe ser justa, estar por escrito y ser abierta. En el Reino Unido, la Employment (Allocation of Tips) Act 2023 y un código legal se aplican desde el 1 de octubre de 2024. En otros lugares las normas varían mucho, así que usa esta guía para hacer las preguntas adecuadas.

La ley británica se describe a octubre de 2026 y es el principal marco de esta guía. Esta es información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal; consulta con Acas, tu autoridad tributaria o un asesor.

Las propinas y los cargos por servicio son un tema delicado. Al personal le importan porque forman parte de sus ingresos y a los clientes porque quieren saber adónde va su dinero. Una política clara protege a ambos y además es buena para la retención. Consulta la retención del personal.

Tres términos que la gente confunde

• Propina o gratificación. Un pago voluntario de un cliente por un buen servicio, en efectivo o con tarjeta. Acas la describe como un pago de un cliente en agradecimiento por un buen servicio.
• Cargo por servicio. Una cantidad que el negocio añade a la cuenta. Puede ser opcional u obligatoria.
• Tronc. Un sistema que reúne las propinas y las reparte entre el personal. Puede crearlo el empleador o ser independiente, y lo dirige un administrador (troncmaster).

Las palabras de tu carta y de tu cuenta importan. Un "cargo por servicio discrecional del 12,5%" que el cliente puede quitar es distinto de un "cargo por servicio obligatorio". Usa un lenguaje sencillo y di quién recibe el dinero.

La ley británica en breve

La Employment (Allocation of Tips) Act 2023 entró en vigor el 1 de octubre de 2024, con un Código de Prácticas legal sobre la distribución justa y transparente de las propinas. La página de GOV.UK sobre propinas en el trabajo dice:

• Las propinas deben entregarse a los trabajadores sin deducciones.
• Los empleadores deben seguir el código sobre el reparto justo y transparente de las propinas.
• El código exige una política de propinas por escrito y registros exactos.
• Los trabajadores pagan el Income Tax por las propinas y pueden pagar el National Insurance.
• Las propinas no cuentan para el National Minimum Wage.

Acas añade que las propinas deben pagarse a los trabajadores a más tardar al final del mes siguiente al mes en que se recibieron y que los empleadores que usan un tronc independiente deben comprobar que se creó con justicia. Según se informa, la guía no legal del Gobierno publicada en septiembre de 2024 confirma que los trabajadores de agencia cuentan en el reparto de propinas y que las propinas no pueden reunirse entre locales o sucursales. Son resúmenes; lee el código vigente y la guía de Acas antes de redactar tu política.

Si trabajas fuera del Reino Unido, las normas estatales o nacionales pueden ser muy distintas. En Estados Unidos, por ejemplo, las leyes federales y estatales fijan las normas sobre quién puede participar en un fondo de propinas y cómo interactúan las propinas con el salario mínimo, y varían. Consulta el departamento de trabajo de tu estado.

Redacta una política de propinas

Una buena política cabe en una página. Incluye:

1. Qué cuenta. Propinas con tarjeta, propinas en efectivo, cargo por servicio, propinas dejadas de otras formas.
2. Quién participa. Qué puestos toman parte y por qué. Sala, barra, corredores de platos, personal de cocina, trabajadores de agencia.
3. Cómo se reparte. Un reparto fijo, horas trabajadas o puntos por puesto.
4. Cuándo se paga. Por ejemplo con la nómina habitual, dentro del plazo legal.
5. Qué se deduce. Di con claridad qué permite la ley y qué no.
6. Registros. Cuánto tiempo los guardas y quién puede pedir verlos.
7. Cambios y quejas. Cómo plantea el personal una duda y quién la responde.

Entrega la política al personal al contratarlo, cuélgala en el tablón del personal y revísala con ellos una vez al año.

Propinas con tarjeta y pagos

Las propinas con tarjeta llegan a través de tu sistema de pagos. Asegúrate de que tu caja registra los importes de las propinas por separado de las ventas, para que nunca aparezcan como ingresos. Págalas según el calendario de tu política. Si tu proveedor de pagos cobra una comisión sobre toda la transacción, incluida la propina, consulta a tu contable y lee el código británico vigente antes de decidir cómo tratarlo.

El POS de DineHarbor y sus herramientas de equipo y turnos registran quién trabajó cada turno y conservan identidades individuales del personal, lo que ayuda a repartir por horas o puestos a partir de registros claros. El restaurante, no el software, decide el sistema.

Cargos por servicio en la cuenta

Si añades un cargo por servicio:

• Muéstralo en la carta y en la página de pedidos online antes de que el cliente pida.
• Di si es opcional y cómo quitarlo.
• Indica qué cubre y quién lo recibe.
• No lo presentes de un modo que parezca una propina fijada por el cliente.
• Comprueba cómo tributa. En algunos lugares un cargo por servicio obligatorio forma parte de la venta y lleva IVA o impuesto sobre las ventas; una propina voluntaria no. Los ajustes de impuestos por local de DineHarbor incluyen si los cargos por servicio son imponibles, así que configúralo con el consejo de tu contable.

La ley local de consumo decide cómo deben mostrarse las tarifas. Si tienes dudas, pregunta a tu oficina de consumo o equivalente.

Gestiona un sistema justo

• No reúnas lo que corresponde a quienes ganaron las propinas sin un motivo claro y un acuerdo.
• Ten cuidado con los gerentes. Muchos códigos esperan que los gerentes que fijan las normas no tomen del fondo a menos que se permita claramente.
• Incluye a todos los que contribuyen al servicio si ese es tu objetivo declarado, incluida la cocina.
• Mantén las mismas normas en cada turno.
• Nunca prometas propinas al contratar. Di cuál es la política y que las propinas varían.

Impuestos y nóminas

Las propinas son, por lo general, ingresos imponibles para quien las recibe, pero la forma en que se recaudan los impuestos y las cotizaciones sociales varía. En el Reino Unido, quien gestiona la nómina deduce lo que corresponde de las propinas pagadas a través de la nómina y existen otras vías para los pagos del tronc. Obtén asesoramiento específico de tu contable y de la autoridad tributaria. No adivines.

Qué hacer ante una queja

Toma en serio cada queja. Escucha, comprueba los registros, explica el sistema y corrige cualquier error con rapidez. En el Reino Unido, el código remite a Acas para la resolución de disputas, con un tribunal laboral como último paso. Una respuesta tranquila y documentada es casi siempre más rápida y barata.

Una breve lista de comprobación

1. Política redactada, compartida y aprobada.
2. Propinas y cargo por servicio registrados por separado en la caja.
3. Calendario de pagos fijado y cumplido.
4. Registros guardados.
5. Redacción de la carta y la cuenta revisada.
6. Contable consultado sobre los impuestos.
7. Revisión anual en la agenda.

Preguntas habituales del personal y respuestas honestas

El personal suele preguntar siempre lo mismo: cuánto voy a ganar, quién más participa, por qué recibo menos que el mes pasado y qué ocurre con las propinas en efectivo. Prepara respuestas breves, idealmente por escrito. Las propinas varían con el negocio, así que nunca prometas una cifra. Explica el método de reparto y muestra cómo se calculó el fondo de un periodo si alguien lo pide. Si cambia una norma, díselo al equipo antes de que empiece.

Propinas en reparto y comida para llevar

Los pedidos online y a domicilio traen sus propias preguntas. Si un cliente deja una propina para un repartidor en un pedido online, di con claridad adónde va: al repartidor que hizo la entrega o a un fondo compartido. Si usas tus propios repartidores, se aplican los mismos principios de la política: por escrito, justa, pagada a tiempo y registrada. Si una app de plataforma gestiona la propina, lee sus condiciones, porque las normas de la plataforma sobre quién la recibe pueden diferir de las tuyas. Consulta reparto propio para ver cómo encajan los repartidores en tu operativa.

Mantén viva la conversación

Una política sobre el papel es solo el comienzo. Menciona las propinas y el método de reparto en la incorporación, repítelo en las reuniones del equipo y pide preguntas cada trimestre. Cuando el personal entiende el sistema y confía en él, deja de ser fuente de rumores y se convierte en uno de los motivos por los que se queda.

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