Gérer la trésorerie de son restaurant

En bref : le bénéfice est une opinion sur le mois ; la trésorerie est un fait sur la banque. Un restaurant peut être rentable et pourtant ne pas pouvoir payer les salaires, parce que l'argent d'une facture d'impôt ou d'une commande de stock part avant l'arrivée des ventes. Un simple plan de trésorerie sur 13 semaines, tenu à jour chaque semaine, montre la tension des semaines à l'avance.

Ce sont des informations générales, pas un conseil financier ; vérifiez votre situation fiscale et vos emprunts avec un expert-comptable. Les liens officiels cités sont ceux du Royaume-Uni.

Quand des restaurants échouent, l'histoire habituelle n'est pas « pas de bénéfice ». C'est « pas de trésorerie le jour où un gros paiement est arrivé à échéance ». Comprendre le calendrier de l'argent est donc aussi important que maîtriser les coûts.

Bénéfice contre trésorerie

Quelques exemples montrent la différence.

• Vous achetez un nouveau four pour 6 000. Il apparaît dans votre bénéfice sur plusieurs années sous forme d'amortissement, mais l'argent sort en un seul jour.
• Vous commandez du stock supplémentaire pour un gros week-end. Le coût est un achat maintenant et un coût des ventes plus tard ; l'argent sort maintenant.
• Un paiement de TVA ou de taxe de vente arrive à échéance en fin de trimestre. Vous avez collecté cette taxe auprès des clients pendant le trimestre, mais elle n'a jamais été à vous. Si vous l'avez dépensée, la facture peut être un choc. Au Royaume-Uni, les bases de la TVA sont sur GOV.UK.
• Vous remboursez un prêt. Une partie de chaque remboursement réduit le prêt, pas le bénéfice.
• Le propriétaire prélève de l'argent pour un usage personnel.

Aucun de ces éléments n'apparaît clairement dans un compte de résultat, et chacun compte pour le solde bancaire. Voir marge brute et prime cost pour le côté bénéfice.

Connaître le rythme de votre argent

Dressez la liste de ce qui entre et sort, et quand. Pour un restaurant type :

Entrées d'argent

• Ventes par carte : elles arrivent après un délai fixé par votre prestataire de paiement.
• Ventes en espèces : déposées en banque au moment du dépôt.
• Commandes en ligne et en livraison : votre propre site verse comme les ventes par carte ; les places de marché paient selon leur propre calendrier, souvent chaque semaine, moins la commission.
• Cartes cadeaux ou bons prépayés : l'argent entre maintenant, les ventes viennent plus tard.
• Autres revenus : événements, acomptes, factures de traiteur.

Sorties d'argent

• Fournisseurs : souvent chaque semaine ou à 30 jours.
• Paie : chaque semaine ou chaque mois, plus charges patronales et retraite à dates fixes.
• Loyer : mensuel ou trimestriel, généralement d'avance.
• Impôts : TVA ou taxe de vente, impôts sur la paie, impôt sur les sociétés.
• Paiements de prêts et de financements.
• Énergie, assurance, licences, logiciels et réparations.

Certaines de ces dates sont fixes et d'autres peuvent être déplacées. Notez d'abord les dates fixes.

Construire un plan de trésorerie sur 13 semaines

Un plan sur 13 semaines regarde un trimestre en avant, assez loin pour voir un paiement d'impôt et assez près pour être précis. Faites un tableau avec les semaines en colonnes et ces lignes :

1. Solde bancaire d'ouverture.
2. Encaissements attendus (par canal).
3. Paiements : fournisseurs, paie, loyer, énergie, impôts, prêts, autres.
4. Solde de clôture.

Chaque semaine, remplacez la première colonne par le résultat réel et ajoutez une nouvelle semaine à la fin. On appelle cela un plan glissant.

L'entreprise est rentable chaque semaine, et pourtant à la semaine quatre elle a la moitié de la trésorerie de départ. Si les ventes baissent de 15 % ce mois-là, elle serait à court. Le tableau le montre sept semaines à l'avance, ce qui est justement l'objectif.

Mettre de côté l'argent des impôts

Si vous collectez de la TVA ou une taxe de vente auprès des clients, considérez-la comme l'argent de quelqu'un d'autre. Transférez-la chaque semaine sur un compte séparé, ou au moins calculez-la chaque semaine et gardez le solde disponible. Faites de même pour les charges sociales sur la paie. Dans de nombreux pays, un paiement d'impôt tardif entraîne pénalités et intérêts, et l'administration ne propose parfois un échéancier que si vous la contactez tôt. Demandez à votre expert-comptable quels dispositifs existent là où vous exercez.

Utiliser les délais fournisseurs avec prudence

Payer les fournisseurs 30 jours après la livraison signifie que vous vendez le stock avant de le payer. C'est utile, mais cela ne marche que si vous payez le jour dit. Convenez des conditions par écrit, respectez-les et évitez les offres d'escompte qui coûtent plus qu'elles n'économisent. Connaissez les règles sur les retards de paiement dans votre pays ; au Royaume-Uni, les intérêts et les frais de recouvrement sont traités sur GOV.UK.

Si vous êtes juste, appelez le fournisseur avant l'échéance. La plupart préfèrent une conversation à un paiement en retard.

Maîtriser le stock et les pertes

La trésorerie qui dort sur les étagères est de l'argent que vous ne pouvez pas utiliser. Gardez des niveaux de stock fondés sur vos niveaux cibles et l'activité attendue. Une grosse remise sur volume est rarement rentable si la moitié se périme. Voir fournisseurs et commandes et la gestion des stocks.

Ajuster le planning à la demande

La paie est le plus gros paiement régulier. Comparez chaque semaine les heures travaillées aux ventes et ajustez le planning de la semaine suivante. Voir coût de la main-d'oeuvre et planning.

Prévoir les basses saisons

De nombreux restaurants ont des périodes calmes prévisibles : janvier, le milieu de l'été, un mois de jeûne religieux, les vacances scolaires. Regardez les ventes des deux dernières années et marquez-les sur vos prévisions.

Les bons mois, constituez la réserve. Les mois calmes, vous pouvez :

• Raccourcir les horaires d'ouverture.
• Lancer une offre simple qui stimule l'activité hors pic (pas de grosses remises).
• Profiter du temps pour la formation, le grand nettoyage et la maintenance.
• Compter sur le retrait ou la livraison en ligne pour maintenir le volume. Voir commande en ligne sans commission.

Connaître vos options d'urgence avant d'en avoir besoin

Parlez à votre banque un bon mois d'un découvert ou d'une facilité de court terme. Demandez à votre bailleur comment il réagit à une demande d'échéancier de loyer court. Interrogez votre expert-comptable sur les arrangements de paiement échelonné avec l'administration fiscale. N'attendez pas d'être en retard.

Habitudes de trésorerie hebdomadaires

1. Mettez à jour le plan chaque lundi.
2. Comparez la banque et les recettes de caisse à votre rapport de ventes.
3. Listez les paiements dus dans les trois prochaines semaines.
4. Comparez les niveaux de stock aux ventes.
5. Décidez de toute action maintenant, pas après la paie.

Les rapports de DineHarbor aident côté ventes du plan en montrant les ventes récentes et le nombre de commandes, et le guide des chiffres de la semaine liste ce qu'il faut vérifier.

Erreurs courantes

• Dépenser l'argent des impôts.
• Acheter du matériel avec de l'argent nécessaire à la paie.
• Oublier que le loyer est dû d'avance.
• Prendre un bon week-end pour une tendance.
• Ne pas avoir de réserve. Voir coûts de démarrage.

Signes avant-coureurs d'une tension

Plusieurs signes apparaissent avant un vrai manque de trésorerie. Vous commencez à payer les fournisseurs avec quelques jours de retard. Le solde bancaire plonge juste avant la paie chaque mois. Vous retardez des réparations. Le paiement de l'impôt n'est couvert que si la semaine prochaine est chargée. Le stock est réduit sous des niveaux raisonnables pour économiser, puis des plats manquent. Si vous voyez deux de ces signes en même temps, mettez à jour le plan sur 13 semaines le jour même et prévoyez une action.

Habitudes quotidiennes d'argent

Rapprochez la caisse des recettes du jour chaque soir et déposez les espèces à intervalles réguliers. Gardez une trace claire des versements par carte par rapport aux ventes, pour qu'un paiement manquant soit repéré en quelques jours, pas à la fin du mois. Si vous avez plusieurs canaux, comme la salle, le retrait, la livraison et une place de marché, listez-les séparément, car chacun paie selon un calendrier différent. Comparez chaque versement à ce que vous attendez et relancez vite toute différence.

Séparez l'argent personnel et professionnel. Fixez un prélèvement régulier du propriétaire que le plan peut supporter, et évitez d'en prendre plus les semaines fortes tant que la réserve n'est pas pleine.

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