Pourboires et service en restaurant

En bref : les pourboires appartiennent à ceux qui les gagnent, et la façon dont un restaurant les partage doit être équitable, écrite et ouverte. Au Royaume-Uni, l'Employment (Allocation of Tips) Act 2023 et un code officiel s'appliquent depuis le 1er octobre 2024. Ailleurs, les règles diffèrent beaucoup : servez-vous de ce guide pour poser les bonnes questions.

Cet article décrit surtout la loi du Royaume-Uni, à la date d'octobre 2026 ; elle ne s'applique pas en France, où le service et les pourboires relèvent du droit du travail et du droit fiscal français. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique ou fiscal ; vérifiez auprès de l'Acas, de votre administration fiscale ou d'un conseiller.

Les pourboires et le service sont des sujets sensibles. Le personnel y tient parce qu'ils font partie de ses revenus, et les clients parce qu'ils veulent savoir où va leur argent. Une politique claire protège les deux, et elle est aussi bonne pour la fidélisation. Voir fidéliser le personnel.

Trois termes que l'on confond

• Pourboire ou gratification. Un paiement volontaire d'un client pour un bon service, en espèces ou par carte. L'Acas le décrit comme un paiement d'un client en remerciement d'un bon service.
• Service. Un montant que l'entreprise ajoute à l'addition. Il peut être facultatif ou obligatoire.
• Tronc. Un système qui met en commun les pourboires et les partage entre les employés. Il peut être mis en place par l'employeur ou indépendant, et il est géré par un gestionnaire de tronc (troncmaster).

Les mots sur votre carte et votre addition comptent. Un « service discrétionnaire de 12,5 % » que le client peut retirer est différent d'un « service obligatoire ». Utilisez un langage simple et dites qui reçoit l'argent.

La loi britannique en bref

L'Employment (Allocation of Tips) Act 2023 est entré en vigueur le 1er octobre 2024, avec un code de bonnes pratiques officiel sur la répartition équitable et transparente des pourboires. La page de GOV.UK sur les pourboires au travail (en anglais) indique :

• Les pourboires doivent être remis aux travailleurs sans déduction.
• Les employeurs doivent suivre le code sur le partage équitable et transparent des pourboires.
• Le code demande une politique de pourboires écrite et des registres exacts.
• Les travailleurs paient l'impôt sur le revenu sur les pourboires et peuvent payer les cotisations sociales (National Insurance).
• Les pourboires ne comptent pas dans le salaire minimum national.

L'Acas ajoute que les pourboires doivent être versés aux travailleurs au plus tard à la fin du mois suivant celui où ils ont été reçus, et que les employeurs qui utilisent un tronc indépendant doivent vérifier qu'il a été mis en place équitablement. Des consignes non réglementaires du gouvernement, publiées en septembre 2024, confirmeraient que les travailleurs intérimaires comptent dans le partage des pourboires et que les pourboires ne peuvent pas être mis en commun entre plusieurs sites ou établissements. Ce sont des résumés ; lisez le code et les consignes de l'Acas en vigueur avant de rédiger votre politique.

Si vous exercez hors du Royaume-Uni, les règles de l'État ou du pays peuvent être très différentes. Aux États-Unis, par exemple, les lois fédérales et d'État fixent les règles sur qui peut participer à un pool de pourboires et sur l'articulation des pourboires avec le salaire minimum, et elles varient. Consultez le département du travail de votre État.

Rédigez une politique de pourboires

Une bonne politique tient sur une page. Incluez :

1. Ce qui compte. Pourboires par carte, pourboires en espèces, service, pourboires laissés autrement.
2. Qui partage. Quels postes participent et pourquoi. Salle, bar, runners, personnel de cuisine, intérimaires.
3. Comment on partage. Une répartition fixe, les heures travaillées ou des points par poste.
4. Quand on paie. Par exemple avec la paie habituelle, dans le délai légal.
5. Ce qui est déduit. Dites clairement ce que la loi permet et ce qu'elle ne permet pas.
6. Les registres. Combien de temps vous les gardez et qui peut demander à les voir.
7. Changements et réclamations. Comment le personnel pose une question, et qui y répond.

Remettez la politique au personnel à l'embauche, affichez-la au tableau du personnel et revoyez-la avec lui une fois par an.

Pourboires par carte et paiements

Les pourboires par carte arrivent par votre système de paiement. Veillez à ce que votre caisse enregistre les montants de pourboires séparément des ventes, pour qu'ils n'apparaissent jamais comme du chiffre d'affaires. Reversez-les selon le calendrier de votre politique. Si votre prestataire de paiement prélève des frais sur toute la transaction, pourboire compris, interrogez votre comptable et lisez le code britannique en vigueur avant de décider comment traiter cela.

Le POS de DineHarbor et ses outils équipe et services enregistrent qui a travaillé chaque service et conservent l'identité individuelle du personnel, ce qui vous aide à partager selon les heures ou le poste à partir de registres clairs. C'est le restaurant, pas le logiciel, qui décide du système.

Le service sur l'addition

Si vous ajoutez un service :

• Affichez-le sur la carte et sur la page de commande en ligne avant que le client commande.
• Dites s'il est facultatif et comment le retirer.
• Indiquez ce qu'il couvre et qui le reçoit.
• Ne le présentez pas d'une façon qui ressemble à un pourboire fixé par le client.
• Vérifiez comment il est taxé. À certains endroits, un service obligatoire fait partie de la vente et supporte la TVA ou la taxe sur les ventes ; un pourboire volontaire non. Les paramètres de taxe par établissement de DineHarbor indiquent si les services sont taxables : configurez-les avec les conseils de votre comptable.

Le droit local de la consommation décide de la façon d'afficher les frais. En cas de doute, interrogez votre service de répression des fraudes ou son équivalent.

Tenir un système équitable

• Ne mettez pas en commun au détriment de ceux qui ont gagné les pourboires sans raison claire ni accord.
• Soyez prudent avec les responsables. De nombreux codes attendent des responsables qui fixent les règles qu'ils ne prélèvent pas dans la cagnotte, sauf si c'est clairement autorisé.
• Incluez tous ceux qui contribuent au service si tel est votre objectif affiché, cuisine comprise.
• Gardez les mêmes règles à chaque service.
• Ne promettez jamais de pourboires à l'embauche. Dites quelle est la politique et que les pourboires varient.

Impôts et paie

Les pourboires sont généralement un revenu imposable pour la personne qui les reçoit, mais la façon dont l'impôt et les cotisations sociales sont prélevés diffère. Au Royaume-Uni, la personne qui gère la paie retient ce qui est dû sur les pourboires versés par la paie, et d'autres voies existent pour les versements du tronc. Demandez un conseil précis à votre comptable et à l'administration fiscale. Ne devinez pas.

Que faire en cas de réclamation

Prenez chaque réclamation au sérieux. Écoutez, vérifiez les registres, expliquez le système et corrigez rapidement toute erreur. Au Royaume-Uni, le code renvoie à l'Acas pour le règlement des litiges, avec le tribunal du travail en dernier recours. Une réponse calme et documentée est presque toujours plus rapide et moins chère.

Une courte liste de contrôle

1. Politique rédigée, partagée et validée.
2. Pourboires et service enregistrés séparément en caisse.
3. Calendrier de versement fixé et respecté.
4. Registres conservés.
5. Formulations de la carte et de l'addition vérifiées.
6. Comptable consulté sur la fiscalité.
7. Révision annuelle à l'agenda.

Questions courantes du personnel, et réponses honnêtes

Le personnel pose en général les mêmes questions : combien vais-je gagner, qui d'autre partage, pourquoi ai-je moins que le mois dernier, et que deviennent les pourboires en espèces. Préparez de courtes réponses, idéalement par écrit. Les pourboires varient avec l'activité : ne promettez donc jamais un chiffre. Expliquez la méthode de partage et montrez comment la cagnotte d'une période a été calculée si quelqu'un le demande. Si une règle change, prévenez l'équipe avant qu'elle commence.

Pourboires en livraison et à emporter

Les commandes en ligne et en livraison posent leurs propres questions. Si un client laisse un pourboire pour un livreur sur une commande en ligne, dites clairement où il va : au livreur qui a fait la livraison, ou dans une cagnotte commune. Si vous utilisez vos propres livreurs, les mêmes principes de politique s'appliquent : écrite, équitable, versée à temps et enregistrée. Si une application de plateforme gère le pourboire, lisez ses conditions, car les règles de la plateforme sur qui le reçoit peuvent différer des vôtres. Voir assurer votre propre livraison pour savoir comment les livreurs s'intègrent à votre activité.

Gardez la conversation ouverte

Une politique sur papier n'est qu'un début. Parlez des pourboires et de la méthode de partage lors de l'accueil, répétez-le en réunion d'équipe et demandez des questions chaque trimestre. Quand le personnel comprend le système et lui fait confiance, il cesse d'être source de rumeurs et devient l'une des raisons pour lesquelles il reste.

Envie d'avoir vos services, les identités du personnel et votre caisse dans un seul système ? Démarrez l'essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire.