Liste d'accueil des nouveaux employés

En bref : rendez la première semaine volontaire. Faites les formalités avant le premier jour, donnez aux nouveaux un parrain désigné et une liste d'une page, enseignez la sécurité avant la vitesse et planifiez trois points : fin du premier jour, fin de la première semaine et vers le trentième jour. Écrivez une fois ce que vous faites et réutilisez-le.

Environ 8 minutes de lecture. Informations générales, pas un conseil juridique. Les règles du droit du travail diffèrent selon les pays : renseignez-vous auprès de votre autorité locale. Les obligations légales citées ici sont celles du Royaume-Uni ; en France, voyez notamment la déclaration préalable à l'embauche, le contrat de travail et le droit du travail applicable.

La première semaine donne le ton. Un nouveau serveur à qui l'on dit « suis Sam » et qui reçoit un plateau apprend les habitudes de celui qu'il suit, bonnes ou mauvaises, et décide en quelques jours si cet endroit vaut la peine d'y rester. Un nouvel arrivant qui reçoit un plan clair, un nom pour chaque question et un point bienveillant à la fin du premier service a plus de chances d'être productif plus vite et de rester. Recruter coûte cher ; l'accueil est le moyen le moins cher de protéger cet investissement. Voir fidéliser le personnel et recruter du personnel de restaurant.

Cette liste est conçue pour un restaurant, un café ou une vente à emporter, de cinq à cinquante personnes.

Avant l'acceptation de l'offre

• Soyez clair sur le poste. Fonction, horaires, salaire, politique de pourboires et de service, période d'essai, tenue et lieu de travail.
• Soyez honnête sur le rythme et les côtés difficiles. Un aperçu réaliste est plus bienveillant qu'une surprise.
• Vérifiez le droit de travailler là où la loi l'exige. Au Royaume-Uni, les consignes du Home Office pour les employeurs demandent de vérifier le droit de travailler d'une personne avant de l'employer, et son guide actuel explique en quoi consiste une vérification, comment la faire, quand ont lieu les vérifications initiales et de suivi et quels documents sont acceptables pour une vérification manuelle. Lisez la version actuelle sur GOV.UK et suivez-la à la lettre.

Avant le premier jour

1. Envoyez les conditions par écrit. Au Royaume-Uni, GOV.UK indique que la déclaration écrite principale doit être remise le premier jour d'emploi, et qu'elle concerne les employés et les travailleurs. Elle doit comprendre notamment : le nom de l'employeur, le nom de la personne, l'intitulé ou la description du poste, la date de début, le salaire et sa périodicité, les horaires et jours de travail et s'ils peuvent varier, les droits à congés, le lieu de travail, la durée prévue ou la date de fin pour un contrat à durée déterminée, les conditions de la période d'essai, les autres avantages et toute formation obligatoire. GOV.UK précise que certaines informations complémentaires (indemnités et procédures de maladie, autres congés payés et préavis) doivent être données le premier jour, dans la déclaration ou dans un autre document facilement accessible, et la déclaration complète (retraites, conventions collectives, formations non obligatoires, procédures disciplinaires et de réclamation) dans les deux mois. La déclaration n'est pas en elle-même un contrat. Les changements doivent être notifiés dans le mois. Consultez la page actuelle de GOV.UK et, en cas de doute, un conseiller qualifié. Voir bases des contrats de travail.
2. Recueillez ce dont vous avez légitimement besoin pour la paie et les impôts dans le format exigé par votre pays, et dites à la nouvelle personne comment vous utiliserez ses données.
3. Intégrez les premiers services au planning avant son arrivée. Choisissez un service plus calme, associez-la au parrain et partagez le planning dans l'outil que vous utilisez. Les équipes et plannings de DineHarbor vous permettent de planifier les services et de les partager avec l'équipe.
4. Envoyez un message de bienvenue : où aller, qui demander, comment s'habiller, quoi apporter, à quelle heure arriver, et un numéro de téléphone.
5. Préparez le matériel : tenue, tablier, badge, casier, un identifiant pour la caisse ou le système de commande avec le bon rôle, et une place au repas d'avant-service si vous en avez un. Voir plannings et autorisations.
6. Briefez l'équipe. Dites qui arrive, à quel poste et qui est le parrain.

Premier jour

Gardez le premier jour court et humain. Suivez cet ordre :

1. Accueil et présentations. Nommez les personnes et les rôles. Faites visiter, y compris les toilettes, la salle du personnel, la réserve, la porte de service et où poser les sacs.
2. La sécurité d'abord. Montrez les issues de secours et le point de rassemblement, la trousse de premiers secours et la personne désignée, les numéros d'urgence et la marche à suivre si quelqu'un est malade. Les consignes du HSE pour la Grande-Bretagne indiquent que les employeurs doivent informer le personnel des dispositions de premiers secours, et GOV.UK indique que la personne responsable doit donner au personnel des informations, des instructions et une formation sur la sécurité incendie. Voir premiers secours et sécurité incendie.
3. Sécurité alimentaire et allergènes. Une courte introduction à l'hygiène, au lavage des mains, aux règles de tenue, au signalement des maladies et aux règles sur les allergènes avant de toucher les aliments ou de parler à un client. Détails dans formation du personnel aux allergènes et formation à la sécurité alimentaire.
4. Suivre le parrain pendant une partie du service, avec une tâche facile : dresser les tables, apprendre la carte, préparer un poste simple.
5. Un vrai repas ou une dégustation de la carte, avec des notes sur ce que contient chaque plat.
6. Un point de cinq minutes à la fin : comment cela s'est passé, ce qui était confus, de quoi avez-vous besoin pour demain ?

Première semaine

Planifiez la semaine pour que la personne n'ait pas à deviner.

Tenez un suivi de formation d'une page avec les compétences dans la colonne de gauche et trois colonnes : montré, pratiqué, validé. Le parrain et le nouvel arrivant signent tous les deux.

Utilisez les outils que vous utilisez vraiment : si votre salle prend les commandes sur un terminal portable, laissez la nouvelle personne s'exercer sur une commande de formation avant de s'en servir en service. Le terminal portable serveur de DineHarbor est un exemple d'outil sur lequel les nouveaux serveurs peuvent apprendre.

Le système de parrainage

Un parrain transforme « quelqu'un te montrera » en plan.

• Choisissez bien. Une personne patiente, bonne dans son métier et qui aime les gens, pas simplement celle qui a le plus de temps libre.
• Donnez-lui du temps. Le parrain a besoin d'un secteur plus léger pendant les premiers services, sinon l'apprentissage est coincé dans les creux.
• Donnez-lui un guide. La liste, la routine allergies et les cinq choses que chaque nouveau doit apprendre cette semaine.
• Dites merci. Pensez à une petite récompense ou à une reconnaissance. Être parrain est un pas vers l'encadrement.
• Demandez discrètement au nouvel arrivant comment se passe le parrainage.

Les trente premiers jours

Planifiez trois points et notez-les dans l'agenda dès le premier jour :

1. Fin de la première semaine (quinze minutes) : ce qui va bien, ce qui est difficile, les horaires conviennent-ils, tout ce dont la personne a besoin.
2. Vers le quinzième jour : progrès par rapport au suivi, retours dans les deux sens, plan pour les deux semaines suivantes.
3. Vers le trentième jour : un vrai bilan. Vérifiez les performances, confirmez ce qui se passe à la fin de la période d'essai si vous en avez une, fixez des objectifs pour les trois mois suivants et demandez un retour sur votre accueil.

Écrivez une courte note après chacun. Si la personne a des difficultés, dites-le tôt, avec des exemples précis et un plan. Si elle réussit bien, dites-le aussi.

Culture et attentes

Abordez les choses non écrites : comment l'équipe se parle, comment échanger des services, comment signaler des problèmes et ce qui se passe quand quelqu'un est en retard ou malade. Dites aux nouveaux, en trois ou quatre phrases, ce qu'est l'excellence dans votre restaurant. Voir les bases d'un bon service.

Expliquez clairement et par écrit le salaire, les pourboires et le service. Voir pourboires et service. Présentez la façon dont l'équipe communique (un groupe de discussion, une application, un tableau) et la règle selon laquelle les échanges de services demandent l'accord d'un responsable.

Mesurer si cela fonctionne

• Le délai avant un premier service complet sans parrain.
• Le départ précoce : combien de personnes partent dans les 30 et 90 premiers jours, et pourquoi.
• Les erreurs du premier mois, comme les erreurs de commande, les incidents d'allergènes et les accidents.
• Les retours des nouveaux, demandés au trentième jour.
• Les retours des parrains : ce qui manquait à la liste.

Corrigez la liste, pas la personne. Voir KPI pour garder cela sur une page.

Erreurs courantes

• Faire démarrer quelqu'un au service le plus chargé.
• Laisser les formalités à la deuxième semaine.
• Enseigner la vitesse avant la sécurité.
• Choisir le parrain selon qui est libre.
• Aucun point avant qu'un problème n'apparaisse.
• Ne jamais mettre la liste à jour.
• Promettre un salaire ou des pourboires que les conditions écrites ne mentionnent pas.

Une liste de contrôle

1. Vérification du droit de travailler et conditions écrites, comme la loi l'exige.
2. Un message de bienvenue et un planning prêts avant le premier jour.
3. Tenue, identifiant et casier préparés.
4. Premier jour : visite, sécurité, hygiène, allergènes, observation, point final.
5. Un parrain désigné avec du temps pour enseigner.
6. Un suivi de formation validé par les deux.
7. Points à une semaine, au quinzième et au trentième jour.
8. Révisez la liste avec les retours de chaque nouvel arrivant.

Sources

• GOV.UK, written statement of employment particulars, à octobre 2026.
• GOV.UK, right to work checks: an employer's guide, résumé de l'édition du 1er octobre 2026.
• HSE, first aid at work: what employers need to do.
• GOV.UK, workplace fire safety: your responsibilities.

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