Fournisseurs et commandes sans prise de tête

En bref : une bonne relation avec un fournisseur, c'est le bon produit au bon moment, à un prix juste et stable, avec les documents dont vous avez besoin. Un bon système de commande, c'est acheter ce que vous allez utiliser, ni plus ni moins. Ce sont deux habitudes, pas de la chance.

Les choix de fournisseurs influent sur la qualité, le coût, la sécurité et le sommeil. Une livraison manquante un vendredi matin peut coûter plus qu'un mois d'économies sur un prix plus bas.

Ce qu'il faut chercher chez un fournisseur

Notez chaque candidat sur ces points.

1. Fiabilité. Livre-t-il au jour et à l'heure convenus ? Que se passe-t-il quand il ne le peut pas ?
2. Qualité et régularité. Le produit est-il identique à chaque fois ? Les spécifications sont-elles claires ?
3. Sécurité alimentaire et traçabilité. Est-il déclaré ou agréé comme la loi l'exige dans votre pays, et peut-il fournir des informations de lot si nécessaire ? Demandez son certificat de sécurité alimentaire ou la note de son administration.
4. Gamme. Peut-il fournir plusieurs de vos besoins, ce qui réduit le nombre de livraisons ?
5. Prix et conditions. Prix, variations de prix, commande minimale, conditions de paiement et crédit.
6. Service. Interlocuteur dédié, mode de commande, retours et avoirs, et traitement des réclamations.
7. Informations sur les allergènes. Peut-il donner des informations exactes sur les allergènes de chaque produit et vous prévenir avant de substituer ? Voir les informations sur les allergènes pour les commandes en ligne.
8. Valeurs et origine, si elles comptent pour vos clients, comme un approvisionnement local, de saison ou durable. Demandez des preuves et évitez les affirmations que vous ne pouvez pas justifier.

Visitez les locaux ou l'entrepôt d'un fournisseur si vous le pouvez. Demandez des échantillons et essayez-les dans votre propre cuisine.

Comparez les prix loyalement

Ne comparez pas le prix par carton. Comparez le coût par portion utilisable.

Comparez aussi :

• Les conditionnements, pour ne pas acheter plus que vous ne pouvez utiliser.
• Les frais de livraison et les commandes minimales.
• Les conditions de paiement. Un délai de 30 jours aide votre trésorerie.
• La stabilité des prix : un prix fixe pendant un mois a une valeur.

Demandez des devis à au moins deux fournisseurs pour vos 20 principaux produits en dépense, tous les quelques mois. Vous n'êtes pas obligé de changer ; vous avez seulement besoin de savoir.

Mettez en place un système de niveaux de stock cible

Un niveau cible (par), c'est la quantité que vous voulez avoir sur l'étagère après une livraison. La formule simple :

Niveau cible = consommation quotidienne x (jours entre deux livraisons + délai de commande) + stock de sécurité

La quantité à commander, c'est le niveau cible moins ce que vous avez en main.

Fixez d'abord les niveaux cibles de vos 30 produits les plus importants. Révisez-les chaque mois d'après la consommation réelle et changez-les selon les saisons et les événements. Les produits frais et fragiles demandent des niveaux cibles bas et des livraisons fréquentes. Les produits secs peuvent avoir des niveaux plus élevés mais ne doivent pas immobiliser de trésorerie. Voir réduire le gaspillage alimentaire.

Commandez avec des données

Ne commandez pas de mémoire. Regardez :

• Ce que vous avez en main (comptage).
• Ce qui est déjà commandé.
• Ce que vous comptez vendre : utilisez les ventes du même jour la semaine dernière, les réservations, les événements et la météo.
• Ce qui arrive : promotions, grosse réservation.

L'inventaire de DineHarbor comprend les articles en stock, les bons de commande, la réception et les comptages, et des bons de commande peuvent être suggérés à partir de règles de stock configurées. Une suggestion est un point de départ : un acheteur doit vérifier les événements, les fermetures et les minimums des fournisseurs. Voir le contrôle des stocks.

Passez des commandes claires

• Utilisez une seule méthode qui laisse une trace : un bon de commande, un e-mail, un portail ou un bon d'achat.
• Indiquez le produit, le conditionnement, la quantité, le jour et l'heure de livraison.
• Convenez des substitutions à l'avance : lesquelles sont acceptables, lesquelles demandent un appel.
• Gardez une copie de chaque commande, pour pouvoir vérifier la livraison et la facture.
• Nommez la personne qui commande. Si trois personnes commandent le même produit par téléphone, vous recevrez trois livraisons.

Réceptionnez correctement chaque livraison

La livraison est le moment où vous acceptez la marchandise et le prix. Une courte routine :

1. Ayez quelqu'un de formé disponible à l'heure de la livraison.
2. Contrôlez la commande par rapport au bon de livraison, ligne par ligne.
3. Vérifiez à la sonde la température des produits frais et surgelés. Voir les relevés de température.
4. Vérifiez les dates limites, l'état et l'emballage.
5. Pesez ou comptez tout ce qui est vendu au poids ou à la pièce.
6. Refusez ou notez sur le bon de livraison tout ce qui ne va pas avant de signer.
7. Rangez immédiatement les produits frais et surgelés.
8. Comparez le prix de la facture au prix convenu.

Consignez les manquants, les dégâts et les substitutions, et demandez un avoir. Les substitutions peuvent changer les allergènes : informez donc la cuisine et le responsable de la carte avant d'utiliser le produit.

Entretenez la relation

• Payez à l'échéance convenue.
• Donnez votre avis, positif ou négatif, rapidement et poliment.
• Partagez vos projets, comme une nouvelle carte ou un gros événement, pour qu'il puisse se préparer.
• Rencontrez votre fournisseur principal tous les quelques mois.
• Conservez par écrit les prix convenus et leurs changements.

Les fournisseurs bien traités s'occupent souvent de leurs clients quand le stock manque.

Ayez un plan de secours

Chaque produit clé a besoin d'un plan B. Pour vos 10 principaux produits en dépense ou en importance, nommez un deuxième fournisseur et gardez un compte ouvert. Connaissez l'écart de prix. Si une livraison échoue, vous pouvez appeler tout de suite plutôt que de commencer à chercher. De petites commandes occasionnelles chez le fournisseur de secours entretiennent la relation.

Gardez aussi une courte liste de changements de carte à faire quand un ingrédient est indisponible, et veillez à ce que votre carte en ligne et votre caisse soient mises à jour rapidement, pour ne pas vendre ce que vous n'avez pas.

Faites le point chaque trimestre

1. La dépense par fournisseur et par catégorie.
2. Les variations de prix depuis le dernier point.
3. La performance de livraison : en retard, incomplète ou erronée.
4. Les réclamations de qualité.
5. Les occasions de regrouper des commandes.

Partagez ce bilan avec votre chef. Il voit la qualité, vous voyez l'argent, et il vous faut les deux.

Erreurs courantes

• Acheter sur le seul prix.
• Aucun niveau cible, si bien que la commande dépend de la mémoire d'une seule personne.
• Signer sans vérifier.
• Dépendre d'un seul fournisseur pour les produits clés.
• Ne pas consigner les substitutions, ce qui touche les allergènes et le coût.
• Laisser les prix dériver sans révision.

Questions à poser à un nouveau fournisseur

Avant de passer une première commande, posez ces questions et notez les réponses :

1. Quels sont vos jours de livraison, vos heures limites de commande et votre commande minimale ?
2. Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas fournir un produit ? Substituez-vous, et me prévenez-vous d'abord ?
3. Pouvez-vous donner les informations sur les allergènes et les numéros de lot de chaque produit ?
4. Comment les prix sont-ils fixés, à quelle fréquence changent-ils et avec quel préavis ?
5. Quelles sont vos conditions de paiement, et y a-t-il des frais en cas de retard ?
6. Qui appeler quand quelque chose ne va pas, et comment les avoirs sont-ils traités ?
7. Puis-je avoir un échantillon, et puis-je vous rendre visite ?

Un bon fournisseur répond vite et clairement. Un fournisseur flou sur la sécurité alimentaire ou les substitutions est un risque.

Achats locaux et de saison

Acheter auprès d'une ferme, d'une boulangerie ou d'un poissonnier locaux peut améliorer la fraîcheur et vous donner une histoire pour votre carte. Cela peut aussi apporter un approvisionnement et des prix variables. Traitez les fournisseurs locaux comme les autres : vérifiez leur déclaration et leur sécurité alimentaire, convenez de spécifications et gardez un plan de secours. Rendez votre carte flexible, avec une rubrique qui change selon la disponibilité, et chiffrez chaque version avant de l'imprimer. Voir comment fixer les prix d'une carte.

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