Cartes cadeaux et bons pour restaurant

En bref : les cartes cadeaux et les bons peuvent faire entrer de l'argent tôt et amener de nouveaux clients, mais chacun est une promesse que vous devez honorer. Tenez un registre clair, rédigez des conditions simples, vérifiez les règles locales de fiscalité et de validité, protégez-vous de la fraude et choisissez entre un bon papier, un outil acheté ou une alternative comme une offre de menu.

Environ 8 minutes de lecture. Informations générales, ni conseil juridique ni conseil fiscal. Les règles varient selon les pays : renseignez-vous auprès de votre autorité locale et de votre comptable. Les exemples fiscaux de cet article reposent sur les règles du Royaume-Uni ; en France, vérifiez le traitement de la TVA et des bons avec votre comptable.

Une carte cadeau, c'est un petit bout de papier ou un code avec un grand rôle. Elle permet d'offrir votre restaurant en cadeau, elle fait entrer de l'argent en caisse des semaines avant le repas, et elle amène souvent à votre porte un client qui ne serait pas venu. Elle crée aussi une dette : tant que la carte n'est pas utilisée, vous devez un repas à quelqu'un.

Une précision sur DineHarbor

DineHarbor propose des points de fidélité, des cartes de tampons et un portefeuille, mais pas de cartes cadeaux. Cet article est un guide général pour tout restaurant. Si vous décidez de vendre des cartes cadeaux, vous les gérerez sur papier, dans un tableur ou avec un outil séparé, et vous devrez veiller à ce que votre caisse et vos registres concordent.

Pourquoi les restaurants vendent des cartes cadeaux

• Trésorerie. L'argent arrive d'abord, pendant les mois calmes, et le repas vient plus tard. Voir la trésorerie.
• Nouveaux clients. Les bénéficiaires sont souvent des gens qui ne sont jamais venus. Une bonne première visite peut créer un habitué.
• Périodes de cadeaux. Beaucoup de restaurants voient la demande monter autour des fêtes et des célébrations.
• Cadeaux et récompenses d'entreprise. Des entreprises locales peuvent acheter des cartes pour leurs salariés ou leurs clients.
• Utilisation partielle. Beaucoup de clients dépensent plus que la valeur de la carte : elle sert d'amorce, pas de plafond.

Les inconvénients

• Une dette. Tant que la carte n'est pas utilisée, la valeur est due. Ne comptez jamais les cartes non utilisées comme un bénéfice sans vérifier les règles.
• Administration. Numéroter, vendre, suivre et encaisser prend du temps.
• Fraude et perte. Les cartes peuvent être volées, copiées ou vendues deux fois.
• Calendrier. Une vague d'utilisations pendant un mois chargé peut prendre la place de réservations plein tarif.
• Risque de fermeture. Si vous fermez, vous devez de l'argent à vos clients. Vos conditions et la loi décident de la suite.

Choisir la forme

DineHarbor ne couvre aucune de ces formes : choisissez avec votre comptable et en tenant compte de votre logiciel de caisse. Une carte à valeur en argent est souple ; un bon expérience ne vous protège d'un prix trop bas que si son contenu est fixé avec soin.

Rédiger des conditions simples

Imprimez les conditions sur la carte ou le certificat et affichez-les là où la carte est vendue. Précisez :

• La valeur ou le contenu, et si la carte peut servir pour la nourriture, les boissons, les pourboires ou le service.
• La validité. Si vous fixez une date d'expiration, vérifiez d'abord les règles de votre pays, car certains endroits limitent ou interdisent les dates d'expiration des cartes cadeaux.
• L'utilisation : sur place, en ligne, à emporter, en livraison.
• L'utilisation partielle et la monnaie. Le solde peut-il servir plus tard ? Rend-on la monnaie ?
• Les cartes perdues ou volées et la possibilité de les remplacer.
• La réservation. La carte garantit-elle une table ou paie-t-elle seulement le repas ?
• Les remboursements. La carte peut-elle être remboursée en argent ?
• La fermeture ou le changement de propriétaire.
• Votre raison sociale, votre adresse et vos coordonnées.

Gardez un langage simple, et demandez à un conseiller ou à l'autorité locale de la consommation de le relire.

Fiscalité et comptabilité

Les règles diffèrent selon les pays et évoluent. Un exemple britannique, à octobre 2026, d'après la législation : les règles de TVA du Royaume-Uni sur les bons (annexe 17 du Finance Act 2019) distinguent deux types. Un bon à usage unique est un bon pour lequel le lieu de fourniture des biens ou services et la TVA due sont connus à l'émission du bon ; son émission ou son transfert est traité comme une fourniture des biens ou services sous-jacents, de sorte que la TVA est due à la vente du bon. Un bon à usages multiples est tout bon qui n'est pas à usage unique ; la contrepartie payée pour le bon lui-même est ignorée, et la taxe est due à l'utilisation, quand les biens ou services sont fournis. Lorsqu'une partie seulement du bon est utilisée, le montant imposable reflète la part correspondante de la valeur.

Ceci est un résumé de la législation, pas une affirmation sur votre carte en particulier. Que la carte de votre restaurant soit à usage unique ou à usages multiples, et comment comptabiliser les cartes non utilisées, dépend de faits que votre comptable doit apprécier. Pour une vue plus large, voir TVA et taxes sur les ventes et bases de la comptabilité. Dans les autres pays, interrogez votre administration fiscale.

Dans vos livres, enregistrez la vente comme une dette, pas comme une vente ordinaire, sauf avis contraire de votre comptable. Rapprochez le registre de la comptabilité chaque mois.

Tenir un registre

Quelle que soit la forme, tenez un seul registre. Au minimum :

Rapprochez-le chaque semaine : cartes vendues plus solde d'ouverture moins utilisations doit être égal au solde de clôture. Ne partagez le registre qu'avec les personnes qui en ont besoin, et limitez les données personnelles au minimum. Au Royaume-Uni, l'ICO décrit la minimisation des données comme le fait de ne conserver que ce qui est nécessaire à votre finalité : ne demandez que ce dont vous avez besoin.

Encaisser à table

Rendez l'utilisation simple pour les serveurs.

1. Demandez la carte ou le code au début de l'addition, pas à la fin.
2. Vérifiez-la dans le registre : valide, pas déjà utilisée, solde suffisant.
3. Notez le montant utilisé et inscrivez le nouveau solde sur la carte ou dans le registre.
4. Encaissez le reste de l'addition par carte bancaire ou en espèces.
5. Ne rendez pas d'argent pour une carte partiellement utilisée, sauf si vos conditions et la loi l'autorisent.
6. Conservez toute carte papier utilisée.

Dites aux serveurs quoi faire si un client a oublié sa carte : prendre un nom et un numéro, vérifier le registre, et décider à la discrétion du responsable.

Si votre caisse n'a pas de mode de paiement carte cadeau, convenez avec votre comptable de la façon d'enregistrer chaque utilisation pour que votre clôture de caisse reste juste. Voir la gestion des espèces.

Fraude et sécurité

• Numérotez chaque carte et tenez un registre.
• Gardez les cartes vierges sous clé et comptez-les chaque semaine.
• Limitez les personnes qui peuvent émettre des cartes.
• Méfiez-vous des grosses commandes inhabituelles par téléphone, des achats répétés avec plusieurs cartes ou d'un acheteur qui veut que le code soit envoyé vite à un inconnu.
• Pour les ventes en ligne, utilisez un prestataire de paiement qui gère les données de carte pour que vous ne les voyiez jamais.
• Annulez et rééditez les cartes perdues lorsque vos conditions le permettent.
• Vérifiez l'identité des acheteurs professionnels pour les grosses commandes.

Bien vendre les cartes cadeaux

• Rendez-les faciles à trouver : présentoir au comptoir, une ligne sur la carte, une page sur votre site et une mention dans votre confirmation de réservation.
• Choisissez le bon moment : quelques semaines avant les périodes de cadeaux.
• Soignez la présentation : une jolie enveloppe ou une belle carte, pas un ticket de caisse.
• Proposez des montants alignés sur votre carte : une carte pour deux plats, ou un menu dégustation.
• Formez l'équipe à parler des cartes à la fin d'un bon repas.
• Ne bradez pas les cartes par habitude. Une carte bonus, comme « 100 achetés, 10 offerts », change votre marge et votre dette : chiffrez-la. Voir fixer les prix d'une carte et programmes de fidélité.

Alternatives

Si la carte cadeau demande plus d'administration que vous ne le souhaitez, envisagez :

• un bon menu pour une expérience définie ;
• un menu dégustation réservé et payé à l'avance par l'hôte, géré selon votre politique ;
• les points de fidélité et cartes de tampons, que DineHarbor prend en charge, pour les clients réguliers ;
• une réservation simple et un rappel honnête, qui ne coûtent rien.

Voir menus fixes et formules du midi.

Erreurs courantes

• Pas de registre : personne ne connaît la dette.
• Pas de conditions imprimées sur la carte.
• Fixer une date d'expiration sans vérifier la règle locale.
• Compter les cartes non utilisées comme des ventes.
• Laisser chaque serveur émettre des cartes.
• Rendre de l'argent sur une carte partiellement utilisée sans politique.
• Oublier les cartes lors de la fermeture ou de la vente de l'entreprise.

Une liste de contrôle

1. Choisissez la forme : papier, outil séparé ou bon expérience.
2. Rédigez et imprimez des conditions claires et vérifiez-les localement.
3. Demandez à votre comptable comment traiter la vente et les cartes non utilisées.
4. Tenez un registre numéroté et rapprochez-le chaque semaine.
5. Faites de l'utilisation une routine en trois étapes.
6. Gardez les cartes vierges sous clé et limitez qui les émet.
7. Promouvez-les avant les périodes de cadeaux.
8. Examinez combien de cartes sont utilisées et ce que cela coûte.

Sources

• Législation britannique, Finance Act 2019, Schedule 17: vouchers, définitions des bons à usage unique et à usages multiples, consultée en octobre 2026.
• ICO, A guide to the data protection principles.
• Votre administration fiscale et l'autorité locale de la consommation pour les règles du pays où vous exercez.

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