Proveedores y pedidos del restaurante, de forma sencilla

En pocas palabras: una buena relación con los proveedores significa que el producto adecuado llega en el momento adecuado, a un precio justo y estable, con la documentación que necesitas. Un buen sistema de pedidos significa que compras lo que vas a usar, ni más ni menos. Ambas cosas son hábitos, no suerte.

Las decisiones sobre proveedores afectan a la calidad, el coste, la seguridad y el sueño. Una entrega que falta un viernes por la mañana puede costar más que un mes de ahorro por un precio más barato.

Qué buscar en un proveedor

Puntúa a cada candidato en estos puntos.

1. Fiabilidad. ¿Entregan el día y la hora acordados? ¿Qué ocurre cuando no pueden?
2. Calidad y regularidad. ¿Es el producto igual cada vez? ¿Son claras las especificaciones?
3. Seguridad alimentaria y trazabilidad. ¿Están registrados o aprobados como exige la ley de tu país y pueden dar información de lote si hace falta? Pide su certificado de seguridad alimentaria o la calificación de su autoridad.
4. Gama. ¿Pueden suministrar varias de tus necesidades, reduciendo el número de entregas?
5. Precio y condiciones. Precios, cambios de precio, pedido mínimo, plazos de pago y crédito.
6. Servicio. Gestor de cuenta, método de pedido, devoluciones y abonos y cómo gestionan las reclamaciones.
7. Información sobre alérgenos. ¿Pueden dar datos exactos de alérgenos de cada producto y avisarte antes de sustituirlo? Consulta información sobre alérgenos en pedidos online.
8. Valores y origen, si importan a tus clientes, como el origen local, de temporada o sostenible. Pide pruebas y evita afirmaciones que no puedas respaldar.

Visita las instalaciones o el almacén de un proveedor si puedes. Pide muestras y pruébalas en tu propia cocina.

Compara precios con justicia

No compares el precio por caja. Compara el coste por ración aprovechable.

Compara también:

• Los tamaños de envase, para no comprar más de lo que puedes usar.
• Los gastos de entrega y los pedidos mínimos.
• Los plazos de pago. Un plazo de 30 días ayuda a tu flujo de caja.
• La estabilidad de precios: un precio fijo durante un mes vale algo.

Pide presupuestos al menos a dos proveedores para tus 20 productos principales por gasto cada pocos meses. No tienes que cambiar; solo necesitas saber.

Monta un sistema de niveles de referencia

Un nivel de referencia (par level) es la cantidad que quieres en la estantería tras una entrega. La fórmula sencilla:

Nivel de referencia = consumo diario x (días entre entregas + plazo de aviso) + existencias de seguridad

La cantidad a pedir es el nivel de referencia menos lo que tienes ahora.

Fija primero los niveles de referencia de tus 30 productos más importantes. Revísalos cada mes con el consumo real y cámbialos según las temporadas y los eventos. Los productos frescos y frágiles necesitan niveles de referencia bajos y entregas frecuentes. Los productos secos pueden tener niveles más altos pero no deben inmovilizar caja. Consulta cómo reducir el desperdicio de comida.

Usa datos para pedir

No pidas de memoria. Mira:

• Lo que tienes ahora (recuento).
• Lo que ya está pedido.
• Lo que esperas vender: usa las ventas del mismo día de la semana pasada, las reservas, los eventos y el tiempo.
• Lo que viene: promociones, una reserva grande.

El inventario de DineHarbor incluye artículos de existencias, pedidos de compra, recepción y recuentos, y los pedidos de compra pueden sugerirse a partir de reglas de existencias configuradas. Una sugerencia es un punto de partida: un comprador debe revisar eventos, cierres y mínimos del proveedor. Consulta el control de existencias.

Haz los pedidos con claridad

• Usa un método que deje constancia: un formulario de pedido, un correo, un portal o un pedido de compra.
• Indica el producto, el envase, la cantidad, el día y la hora de entrega.
• Confirma de antemano las sustituciones: cuáles son aceptables y cuáles requieren una llamada.
• Guarda una copia de cada pedido, para poder comprobar la entrega y la factura.
• Nombra a la persona que pide. Si tres personas piden el mismo producto por teléfono, recibirás tres entregas.

Recibe bien cada entrega

La entrega es el momento en que aceptas la mercancía y el precio. Una rutina breve:

1. Ten a alguien formado disponible a la hora de la entrega.
2. Comprueba el pedido con el albarán, línea por línea.
3. Comprueba con una sonda la temperatura de los productos refrigerados y congelados. Consulta los registros de temperatura.
4. Comprueba las fechas de consumo, el estado y el envase.
5. Pesa o cuenta todo lo que se vende por peso o por unidades.
6. Rechaza o anota en el albarán cualquier cosa que esté mal antes de firmar.
7. Guarda de inmediato los productos refrigerados y congelados.
8. Compara el precio de la factura con el precio acordado.

Registra las faltas, los daños y las sustituciones y pide un abono. Las sustituciones pueden cambiar los alérgenos, así que informa a la cocina y al responsable de la carta antes de usar el producto.

Cuida la relación

• Paga a tiempo, como se acordó.
• Da opiniones, buenas y malas, con rapidez y educación.
• Comparte tus planes, como una carta nueva o un evento grande, para que puedan prepararse.
• Reúnete con tu proveedor principal cada pocos meses.
• Guarda por escrito los precios acordados y los cambios.

Los proveedores a los que se trata bien suelen cuidar de sus clientes cuando faltan existencias.

Ten una alternativa

Cada producto clave necesita un plan B. Para tus 10 productos principales por gasto o importancia, nombra un segundo proveedor y mantén una cuenta abierta. Conoce la diferencia de precio. Si una entrega falla, puedes llamar de inmediato en lugar de empezar a buscar. Pequeños pedidos ocasionales al proveedor alternativo mantienen viva la relación.

Ten también una lista corta de cambios en la carta que harás cuando un ingrediente no esté disponible y asegúrate de que tu carta online y tu caja se actualizan rápido, para no vender lo que no tienes.

Revisa cada trimestre

1. Gasto por proveedor y por categoría.
2. Cambios de precio desde la última revisión.
3. Cumplimiento de las entregas: tardías, incompletas o equivocadas.
4. Quejas de calidad.
5. Oportunidades de combinar pedidos.

Comparte la revisión con tu chef. Él ve la calidad, tú ves el dinero, y necesitáis ambas cosas.

Errores habituales

• Comprar solo por precio.
• No tener niveles de referencia, de modo que los pedidos dependen de la memoria de una persona.
• Firmar sin comprobar.
• Depender de un único proveedor para productos clave.
• No registrar las sustituciones, lo que afecta a los alérgenos y al coste.
• Dejar que los precios se desvíen sin una revisión.

Preguntas para un proveedor nuevo

Antes de hacer un primer pedido, haz estas preguntas y anota las respuestas:

1. ¿Cuáles son vuestros días de entrega, horas límite y pedido mínimo?
2. ¿Qué ocurre si no podéis suministrar un producto? ¿Sustituís y me avisáis antes?
3. ¿Podéis dar información sobre alérgenos y datos de lote de cada producto?
4. ¿Cómo se fijan los precios, con qué frecuencia cambian y con cuánto aviso?
5. ¿Cuáles son vuestras condiciones de pago y hay algún cargo por pago tardío?
6. ¿A quién llamo cuando algo va mal y cómo se gestionan los abonos?
7. ¿Puedo tener una muestra y puedo visitaros?

Un buen proveedor responde con rapidez y claridad. Un proveedor que es vago sobre seguridad alimentaria o sustituciones es un riesgo.

Compra local y de temporada

Comprar a una granja, panadería o pescadería local puede mejorar la frescura y darte una historia para tu carta. También puede traer suministro y precios variables. Trata a los proveedores locales como a cualquier otro: comprueba su registro y su seguridad alimentaria, acuerda las especificaciones y ten una alternativa. Haz tu carta flexible, con una sección que cambie según lo que haya disponible, y calcula el coste de cada versión antes de imprimirla. Consulta cómo poner precio a una carta.

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