Tarjetas regalo y vales para restaurantes

En pocas palabras: las tarjetas regalo y los vales pueden traer dinero pronto y presentar clientes nuevos, pero cada uno es una promesa que debes cumplir. Lleva un registro claro, redacta condiciones sencillas, consulta las normas locales sobre impuestos y caducidad, protégete del fraude y decide si te conviene más un vale en papel, una herramienta que contrates o una alternativa como una oferta de menú cerrado.

Unos 8 minutos de lectura. Información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las normas cambian según el país: consulta a tu autoridad local y a tu asesor. El ejemplo fiscal de este artículo corresponde a la normativa del Reino Unido.

Una tarjeta regalo es un trocito de papel o un código con una misión importante. Permite que un cliente regale tu restaurante, mete dinero en caja semanas antes de la comida y a menudo trae a alguien que quizá no habría venido. También crea una deuda: hasta que se usa la tarjeta, le debes una comida a alguien.

Una nota sobre DineHarbor

DineHarbor tiene puntos de fidelidad, tarjetas de sellos y un monedero, pero no tiene tarjetas regalo. Este artículo es una guía general para cualquier restaurante. Si decides vender tarjetas regalo, las llevarás en papel, en una hoja de cálculo o con una herramienta aparte, y debes cuidar que tu caja y tus registros coincidan.

Por qué los restaurantes venden tarjetas regalo

• Flujo de caja. El dinero llega primero, en los meses tranquilos, y la comida viene después. Consulta el flujo de caja.
• Clientes nuevos. Quienes reciben la tarjeta suelen ser personas que nunca han venido. Una buena primera visita puede crear un cliente habitual.
• Épocas de regalos. Muchos restaurantes notan más demanda en fiestas y celebraciones.
• Regalos y premios de empresa. Las empresas locales pueden comprar tarjetas para su personal o sus clientes.
• Canje parcial. Muchos clientes gastan más que el valor de la tarjeta, así que funciona como punto de partida, no como límite.

Los inconvenientes

• Una deuda. Hasta que se canjea, el valor se debe. Nunca trates las tarjetas sin canjear como beneficio sin comprobar las normas.
• Administración. Numerar, vender, controlar y canjear lleva tiempo.
• Fraude y pérdida. Las tarjetas pueden robarse, copiarse o venderse dos veces.
• Momento. Una avalancha de canjes en un mes de mucho trabajo puede desplazar reservas a precio completo.
• Riesgo de cierre. Si cierras, debes dinero a los clientes. Tus condiciones y la ley deciden qué ocurre.

Elige el formato

DineHarbor no cubre ninguno de estos formatos, así que elige pensando en tu asesor y en tu terminal de venta. Una tarjeta con valor en dinero es flexible; un vale de experiencia te protege de poner un precio demasiado bajo solo si el contenido está bien definido.

Redacta condiciones sencillas

Imprime las condiciones en la tarjeta o el certificado y muéstralas donde se vende. Incluye:

• Valor o contenido, y si puede usarse en comida, bebida, propinas o cargo por servicio.
• Validez. Si fijas una fecha de caducidad, consulta antes las normas de tu país, porque en algunos lugares se limita o se prohíbe la caducidad de las tarjetas regalo.
• Canje: en el local, en línea, para llevar, a domicilio.
• Uso parcial y cambio. ¿Puede usarse el saldo más adelante? ¿Se devuelve cambio?
• Tarjetas perdidas o robadas y si puedes reponerlas.
• Reserva. ¿La tarjeta garantiza una mesa o solo paga la comida?
• Reembolsos. ¿Puede devolverse la tarjeta a cambio de dinero?
• Cierre o cambio de titularidad.
• Tu razón social, dirección y datos de contacto.

Usa un lenguaje claro y pide a un asesor o a tu autoridad local de consumo que lo revise.

Impuestos y contabilidad

Las normas cambian según el país y con el tiempo. Un ejemplo del Reino Unido, a octubre de 2026, según la legislación: las normas británicas de IVA sobre vales (anexo 17 de la Finance Act 2019) distinguen dos tipos. Un vale de finalidad única es aquel en el que el lugar de la entrega de los bienes o servicios y el IVA correspondiente se conocen cuando se emite el vale; su emisión o transmisión se trata como una entrega de los bienes o servicios subyacentes, por lo que el IVA se cobra al vender el vale. Un vale de finalidad múltiple es cualquier vale que no sea de finalidad única; la contraprestación pagada por el vale en sí no se tiene en cuenta, y el impuesto se cobra al canjearlo, cuando se prestan los bienes o servicios. Si solo se usa una parte del vale, la base imponible refleja la parte correspondiente del valor.

Es un resumen de la legislación, no una afirmación sobre tu tarjeta concreta. Si la tarjeta de tu restaurante es de finalidad única o múltiple, y cómo contabilizar las tarjetas sin usar, depende de hechos que debe valorar tu asesor. Para una visión más amplia, consulta IVA e impuestos sobre ventas y nociones de contabilidad. En otros países, pregunta a tu autoridad tributaria.

En tus libros, registra la venta como una deuda, no como ventas ordinarias, salvo que tu asesor te diga otra cosa. Concilia el registro con la contabilidad cada mes.

Lleva un registro

Sea cual sea el formato, mantén un solo registro. Como mínimo:

Concílialo cada semana: las tarjetas vendidas más el saldo inicial menos los canjes deben dar el saldo final. Comparte el registro solo con quien lo necesite y reduce los datos personales al mínimo. En el Reino Unido, la ICO describe la minimización de datos como conservar solo los datos necesarios para tu finalidad; pide solo lo que necesites.

Canjear en la mesa

Haz que el canje sea sencillo para el personal de sala.

1. Pide la tarjeta o el código al inicio de la cuenta, no al final.
2. Compruébalo en el registro: válido, no usado ya, con saldo suficiente.
3. Anota el importe usado y escribe el nuevo saldo en la tarjeta o en el registro.
4. Cobra el resto de la cuenta con tarjeta o en efectivo.
5. No devuelvas dinero por una tarjeta usada en parte salvo que tus condiciones y la ley lo permitan.
6. Guarda las tarjetas de papel ya usadas.

Dile al personal qué hacer cuando un cliente olvidó la tarjeta: tomar nombre y teléfono, consultar el registro y decidir a criterio del encargado.

Si tu caja no tiene un tipo de pago para tarjeta regalo, acuerda con tu asesor cómo anotar cada canje para que el cierre de caja siga cuadrando. Consulta el manejo de efectivo.

Fraude y seguridad

• Numera cada tarjeta y lleva un registro.
• Guarda las tarjetas en blanco bajo llave y cuéntalas cada semana.
• Limita quién puede emitir tarjetas.
• Desconfía de pedidos telefónicos inusualmente grandes, de compras repetidas con varias tarjetas o de un comprador que quiere que el código se envíe rápido a un desconocido.
• En las ventas en línea, usa un proveedor de pagos que gestione los datos de la tarjeta para que nunca los veas.
• Cancela y vuelve a emitir las tarjetas perdidas cuando tus condiciones lo permitan.
• Comprueba la identidad de los compradores corporativos en pedidos grandes.

Cómo vender bien las tarjetas regalo

• Hazlas fáciles de encontrar: un expositor en el mostrador, una línea en la carta, una página en tu web y una nota en la confirmación de reserva.
• Elige el momento: empieza semanas antes de las épocas de regalos.
• Cuida la presentación: un buen sobre o una tarjeta bonita, no un ticket de caja.
• Sugiere valores acordes con tu carta: una tarjeta para dos platos principales o un menú degustación.
• Forma al personal para que mencione las tarjetas al final de una buena comida.
• No hagas descuentos en las tarjetas como costumbre. Una tarjeta con bonificación, como "compra 100 y llévate 10 gratis", cambia tu margen y tu deuda, así que calcula su coste. Consulta cómo fijar los precios de una carta y programas de fidelización.

Alternativas

Si una tarjeta regalo te supone más trabajo del que quieres, valora:

• un vale de menú cerrado para una experiencia concreta;
• un menú degustación reservado y pagado por adelantado por el anfitrión, gestionado según tu política;
• puntos de fidelidad y tarjetas de sellos, que DineHarbor admite, para clientes que repiten;
• una reserva sencilla y un recordatorio sincero, que no cuestan nada.

Consulta menús cerrados y ofertas de mediodía.

Errores frecuentes

• No llevar registro, y que nadie sepa cuánto se debe.
• No imprimir las condiciones en la tarjeta.
• Fijar una fecha de caducidad sin comprobar la norma local.
• Contar como ventas las tarjetas sin canjear.
• Dejar que cualquier camarero emita tarjetas.
• Devolver dinero por una tarjeta usada en parte sin una política.
• Olvidarse de las tarjetas al cerrar o vender el negocio.

Una lista de comprobación

1. Decide el formato: papel, una herramienta aparte o un vale de experiencia.
2. Redacta e imprime condiciones claras y compruébalas a nivel local.
3. Pregunta a tu asesor cómo tratar la venta y las tarjetas sin canjear.
4. Lleva un registro numerado y concílialo cada semana.
5. Convierte el canje en una rutina de tres pasos.
6. Guarda bajo llave las tarjetas en blanco y limita quién las emite.
7. Promociónalas antes de las épocas de regalos.
8. Revisa cuántas tarjetas se canjean y cuánto cuesta.

Fuentes

• Legislación del Reino Unido, Finance Act 2019, anexo 17: vales, definiciones de vales de finalidad única y múltiple, consultada en octubre de 2026.
• ICO, A guide to the data protection principles.
• Tu autoridad tributaria y tu autoridad local de consumo, para las normas del lugar donde operas.

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